Sei uno studente? Un impiegato? Un manager? Che importa! In qualsiasi caso, il tempo di cui hai bisogno non è mai abbastanza.
Si sa, è complesso mantenere il controllo su ogni singolo minuto della giornata, specialmente quando le distrazioni sono tante e/o non si riesce a dar valore al proprio tempo.
Ma com’è possibile ottimizzare la gestione del tempo?
E come essere più produttivi sul lavoro?
Soffermiamoci con questo articolo sul valore del tempo e sull’importanza della sua gestione in ambito lavorativo.
- I vantaggi di una ottimale gestione del tempo
La gestione del tempo, detto anche time management, è un processo di controllo consapevole del tempo che porta a pianificare quanto dedicare a specifiche attività per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività e raggiungere gli obiettivi desiderati in modo più intelligente.
Ma quali vantaggi è possibile acquisire da una ottimale gestione del tempo?
- Più produttività ed efficienza
Un processo produttivo che funzioni è sempre legato a una corretta organizzazione delle attività e a un’ottimale gestione del tempo e degli obiettivi, il tutto, nel rispetto delle scadenze. Queste sono skills essenziali per il completamento e l’ottimizzazione delle attività senza che si comprometta la qualità del risultato.
La produttività generale spesso è una criticità quando si è focalizzati su attività poco importanti, ma una efficace gestione del tempo consente di pianificare e completare attività prioritarie nei tempi più consoni e con i migliori risultati.
- Ottimizzazione del lavoro
Fornire un lavoro secondo determinati standard e con risultati di qualità è possibile mediante una migliore gestione del tempo e attraverso la definizione delle priorità.
Assegnando delle priorità alle tue mansioni, potrai con più semplicità concentrarti sulle attività più importanti per quel periodo di tempo, dedicandogli più attenzione, concentrazione e costanza.
La qualità del lavoro, quindi? Decisamente migliorata!
- Consegna puntale delle attività
Assegnare un tempo preciso ad ogni attività ti aiuterà a completarla nei tempi stabiliti. Come?
Quando hai dei compiti legati ad un tempo determinato inconsciamente ti mobiliti per rientrare in quella tempistica e portare a termine le attività entro il periodo desiderato.
La consegna così non subisce slittamenti e tu puoi godere del risultato raggiunto!
- Molta meno procrastinazione
“Lo faccio più tardi!”.
Questa è una scusa che tutti abbiamo utilizzato chissà quante volte.
Il significato della gestione del tempo, infatti, non è solo fare di più in meno tempo, ma anche ridurre la voglia di ritardare o procrastinare compiti importanti, lavorando in modo più intelligente piuttosto che lavorando di più. Riduci la procrastinazione assicurandoti di aver familiarità con le attività da gestire e definendone obiettivi e tempi di consegna.
- Ridurre lo stress
Ci sono momenti in cui ci si sente sopraffatti dal troppo lavoro. E questo non solo può ridurre la tua produttività, ma anche compromettere la tua salute generale.
E proprio sapendo cosa fare potrai agire per ridurre lo stress e abbattere inutili tensioni nella tua quotidianità, nel tuo lavoro e nella tua vita.
- Best practices per migliorare la gestione del tempo
La gestione del tempo non è una scienza, bensì, una pratica che è possibile acquisire con un po’ di costanza, apprendimento e dedizione.
Quindi eccoti alcuni utili consigli per ottimizzare la gestione del tempo nel lavoro:
Liberati dalle distrazioni
Nella quotidianità le distrazioni ci costano molte ore preziose ogni giorno.
Telefoni cellulari, colleghi chiacchieroni, social media sono alcune delle distrazioni più comuni al lavoro che costano in media quasi tre ore al giorno.
Per non lasciare che queste distrazioni consumino il tuo tempo, è meglio escluderle completamente dai tuoi programmi lavorativi.
Prenditi un momento per conoscere ciò che ti distrae maggiormente: social media e telefoni cellulari stanno interrompendo la tua produttività? Pianifica un giorno o un orario fisso e limitane la fruizione esclusivamente a quell’intervallo di tempo.
Tra l’altro, è importante anche poter raccogliere le proprie idee, spunti, note, informazioni, etc, in un unico strumento, proprio come fa Evernote, così da organizzare ed aver sempre a portata di mano tutto quello che ti interessa e con cui puoi essere più produttivo con il tuo lavoro e con le attività del tuo team e della tua organizzazione.
Definisci le priorità
Definire le priorità delle tue attività quotidiane è la chiave per una efficiente gestione del tempo. Molti iniziano la propria giornata con compiti poco importanti o con qualcosa che facilmente può essere svolto anche a conclusione della propria giornata.
Ma è essenziale ed importante, categorizzare le attività in modo da focalizzarsi con più accortezza e precisione su quanto deve essere effettivamente fatto e soprattutto come deve essere organizzato.
Pianifica
Pianificare è l’asset più importante nella gestione del tempo.
Potrai, infatti, sfruttare al massimo il tempo disponibile solo quando è accuratamente pianificato. Quando parliamo di pianificazione, non significa che occorre necessariamente seguire una rigorosa routine bensì che devi acquisire decisioni più intelligenti per definire il momento più appropriato allo svolgimento di un compito o di una attività.
L’idea alla base della gestione del tempo è lavorare in modo più intelligente.
E sono molti attualmente, i software che supportano la gestione del tempo e l’organizzazione efficiente dei team di lavoro. Strumenti indispensabili, soprattutto, nelle organizzazioni estese e che prevedono un elevato flusso di risorse dedicate e utenza, come le strutture sanitarie, dove è complesso semplificare la gestione di appuntamenti, organizzare le agende di medici ed operatori, ridurre i tempi d’attesa nella prenotazione e prima dell’erogazione della visita. Ecco perché, dopo aver definito modelli organizzativi specifici e strutturato il percorso d’erogazione dei servizi diviene indispensabile dotarsi di software, come i software Doctor Manager, con cui ottimizzare la gestione dei tempi,
assegnare carichi di lavoro gestibili e migliorare la produttività dell’intera organizzazione.
Utilizza il metodo S.M.A.R.T.
Adotta un metodo di gestione del lavoro supportandoti con obiettivi:
- Specific: Ogni obiettivo deve essere definito.
- Measurable: Ogni traguardo dovrebbe essere reso misurabile, in modo da capire se si sia raggiunto l’obiettivo o meno.
- Achievable: Gli obiettibi posti dovrebbero essere non troppo ambiziosi rispetto alle capacità operative.
- Realistic: Gli obiettivi posti devono essere realistici e realisticamente raggiungibili per la realtà aziendale.
– Time-Based: Ogni obiettivo dovrebbe avere una scadenza temporale, così da poter capire entro quando occorre fare qualcosa.
Così è possibile definire obiettivi realisticamente raggiungibili, semplificando la gestione del personale e dell’organizzazione.
Adotta queste strategie e gestisci il tempo in modo efficace senza distrazioni, senza stress e soprattutto senza limitare la tua produttività e quella della tua organizzazione.
Che aspetti? Migliora la gestione del tuo tempo!
