Le hostess hanno un ruolo fondamentale per la gestione e l’organizzazione di un evento. Ci spiegano il perché gli specialisti di ToGet4U, agenzia hostess Milano punto di riferimento per tutti coloro che sono in cerca di personale per eventi.
Che cosa fa una hostess in occasione di un evento?
I suoi compiti sono molteplici, a cominciare dall’accoglienza dei partecipanti. Inoltre, si occupano della consegna di materiale informativo e gadget e devono essere sempre pronte a rispondere alle domande dei presenti per assecondare le loro richieste. Non è detto che i presenti siano solo italiani, e per questo è richiesta una certa padronanza delle lingue straniere. Insomma, nel momento in cui un privato, un’associazione o un’impresa desiderano organizzare un evento, è fondamentale ricorrere a figure simili, destinate a seguire lo svolgimento dei lavori e a gestire molte altre attività.
Come si organizza un evento?
L’organizzazione di un evento è necessaria per tutte le organizzazioni che desiderano garantire ai propri clienti e ai propri collaboratori un valore aggiunto. Ma lo stesso vale, più in generale, per tutti gli stakeholder, vale a dire i soggetti che, in maniera diretta o indiretta, sono coinvolti nell’attività. Va detto, comunque, che la gestione del processo che conduce alla realizzazione dell’evento è più complessa di quel che si possa immaginare, anche perché le figure da coinvolgere sono molteplici: fra queste ci sono appunto le hostess. Una pianificazione adeguata di tutti i dettagli è senza dubbio fondamentale, anche perché in gioco ci sono competenze e abilità diverse. La coesione del team è indispensabile, e lo stesso dicasi per la capacità di far fronte agli imprevisti.
Qual è il punto di partenza per la costruzione di un evento?
Ovviamente, il momento dell’ideazione, che è la fase nella quale vengono sviluppati i temi e le idee di carattere organizzativo e logistico. Dopodiché si procede con la fase più prettamente operativa, nel corso della quale il piano che è stato messo a punto in precedenza trova attuazione e viene eseguito. È in questo momento che si svolgono le attività di marketing, di project management e di comunicazione che servono a raggiungere i risultati desiderati. Infine si procede con il consultivo, che è una sorta di resoconto conclusivo che ha lo scopo di esaminare gli obiettivi che sono stati conseguiti, anche per analizzare il livello di soddisfazione del target e verificare le conseguenze sul marchio, che a seconda dei casi possono essere negative o positive.
E veniamo alle hostess. Quali sono le loro mansioni in occasione di un evento?
Il loro compito principale è quello di garantire un’accoglienza ottimale dei presenti. Spesso, però, lavorano già prima che l’evento abbia inizio, per esempio venendo coinvolte nella fase di allestimento degli stand, oppure dedicandosi alla preparazione dei locali o della sala in cui la manifestazione andrà in scena. Nel momento in cui l’evento comincia, poi, compito delle hostess è quello di registrare i dati dei presenti e consegnare loro i badge di ingresso. Ancora, nel corso dello svolgimento della manifestazione il loro è un ruolo di supervisione. È essenziale in ogni caso che le hostess restino sempre a disposizione e siano pronte, in caso di bisogno, a intervenire in modo tempestivo, anche per segnalare imprevisti o problemi.
A cosa si deve essere preparati nello svolgimento di questo lavoro?
È indispensabile una corretta gestione del materiale informativo, che deve essere non solo distribuito, ma anche spiegato nel dettaglio. L’assistenza ai presenti non è solo questione di accoglienza; si tratta, invece, di saper fornire tutte le informazioni richieste nel corso delle diverse attività in programma. Una volta che la manifestazione si è conclusa, poi, dopo aver salutato i partecipanti le hostess devono prestare la propria collaborazione per le attività di chiusura, eventualmente somministrando anche dei questionari.
Che cosa fa ToGet4U
ToGet4U è un portale che permette di reclutare hostess e altre figure professionali necessarie per l’organizzazione degli eventi. Attraverso il sito web si può specificare in quale città c’è bisogno di tali figure e per quali giorni. A quel punto si apre la ricerca nel portale; i professionisti che sono interessati a lavorare inviano la propria candidatura, in modo che i loro profili possano essere trasmessi al cliente che ha avviato la ricerca.
