Le hostess rivestono una funzione davvero importante quando si tratta di gestire e organizzare un evento aziendale. Ne abbiamo voluto parlare con il team di ToGet4U, portale che offre la possibilità di reclutare hostess Roma.
Prima di tutto, ci volete parlare del vostro portale?
Con ToGet4U lo Staff lo scegli TU! Questo portale di staff per eventi permette alla clientela di scegliere i migliori professionisti per ogni evento. L’azienda cliente invia la richiesta di staff segnalando le figure di cui ha bisogno, in quali giorni e in quale città. A quel punto vengono selezionati i professionisti richiesti tra quelli più vicini e disponibili al prezzo più vantaggioso. I professionisti disponibili non devono far altro che trasmettere la propria candidatura, in modo che i loro profili vengano inviati al cliente.
E allora parliamo di hostess: quali sono le loro mansioni in occasione di un evento?
I compiti che possono essere attribuiti alle hostess sono molteplici. Esse, per esempio, hanno l’incarico di accogliere gli ospiti, ma devono anche consegnare i materiali informativi e i gadget e tenere monitorato lo svolgimento dei lavori. Inoltre, non possono fare a meno di rispondere alle domande dei presenti, e spesso per soddisfare questa necessità occorre essere in grado di padroneggiare più lingue. Nel momento in cui un privato o altre realtà come le associazioni e le aziende desiderano allestire un evento, il supporto che viene offerto dalle hostess si rivela sempre molto prezioso.
Un valore aggiunto, insomma.
Proprio così. Le hostess sono chiamate a operare già prima dell’inizio dell’evento, per esempio per allestire gli stand o per collaborare in altro modo, magari preparando i locali o la sala in cui la manifestazione sarà ospitata. Con l’inizio della kermesse, poi, è necessario che le anagrafiche dei presenti vengano registrate: sono le hostess a occuparsene, e lo stesso dicasi per la consegna dei badge di ingresso. Quindi, esse possono – anzi, devono – gestire la supervisione della manifestazione e assicurarsi che tutto proceda come si vuole. Per l’intera durata della kermesse le hostess devono essere a disposizione, in modo da poter intervenire non appena se ne presenta l’opportunità o la necessità, anche – eventualmente – per segnalare un problema.
Immaginiamo che sia importante anche il supporto offerto ai clienti.
Certamente sì: l’accoglienza e l’assistenza sono decisamente preziose. In termini pratici, le hostess devono essere in grado di fornire tutte le informazioni richieste dai presenti, per esempio a proposito del programma o di vari dettagli logistici. Inoltre, sono chiamate a orientare i partecipanti segnalando loro le attività a cui potrebbero essere più interessati e dando tutte le indicazioni relative ai luoghi in cui i vari appuntamenti vanno in scena.
Come si gestisce un evento aziendale?
Il più importante degli aspetti è di certo l’organizzazione, tenendo conto del fatto che le varie iniziative presuppongono skills e approcci diversi. Questa è la ragione per la quale è necessario far lavorare varie task force, ognuna delle quali con una visione ben precisa e una competenza specifica. È essenziale che il team sia coeso, in grado di affrontare i vari problemi che si potrebbero presentare, creativo e pronto a reagire agli eventuali imprevisti. La fase di ideazione è la più importante per un evento, in quanto si tratta di sviluppare non solo le idee, ma anche gli aspetti di carattere organizzativo e logistico. Lo step successivo è rappresentato dalla fase operativa, nel corso della quale il piano che è stato elaborato in precedenza può essere messo in pratica. È a questo punto che si deve prestare attenzione alla comunicazione e al marketing. Infine, arriva il momento del consultivo, che consiste in un dettagliato resoconto conclusivo che ha come scopo esaminare i risultati conseguiti e verificare il livello di soddisfazione del target.
Quali altri aspetti devono essere presi in considerazione?
Gli eventi aziendali non devono essere considerati dalle organizzazioni un plus, ma uno strumento prezioso per mettere a disposizione dei propri clienti un valore aggiunto. Per altro, non ci si rivolge solo ai clienti, ma più in generale a tutti gli stakeholder, vale a dire ogni persona che, in maniera indiretta o diretta, viene coinvolta nel business. Le hostess sono fondamentali per la buona riuscita di questa grande impresa.
